E-Rechnung dem Kanton zustellen
Anstatt Ihre Rechnung zu drucken und mit der Post zu senden, können Sie Ihre Rechnungsdaten elektronisch übermitteln. Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dem Kanton Basel-Stadt eine elektronische Rechnung zustellen können, wählen Sie die für Sie passende Lösung.
Fakturierung mittels integriertem System (ERP)
Viele ERP-Systeme verfügen bereits über ein entsprechendes Modul, das die E-Rechnung als strukturiertes Datenfile generiert. Meist muss nur noch eine Verbindung zu einem Service-Provider hergestellt werden.
Um Sie bei der Fakturierung mittels ERP zu unterstützen, kontaktieren Sie bitte die verantwortliche Fachstelle unter e-rechnung@bs.ch
Folgende Dienststellen sind für den Empfang von E-Rechnungen bereit Dienststellen mit elektronischem Rechnungsempfang
Rechnung im Internet erfassen (für Kleinstlieferanten)
Falls Sie keine Möglichkeit haben, die Rechnungen via integriertes System (ERP) zu versenden, können Sie Ihre Rechnungen im Web-Portal des Serviceproviders Postfinance erfassen.
Melden Sie sich unter folgendem Link an Registrierung E-Rechnung Postfinance
Nach erfolgreicher Registrierung beachten Sie bitte folgende Schritte:
- Login und Auswahl Rechnungsempfänger: Loggen Sie sich mit Ihrer Emailadresse und Passwort ein und wählen Sie entsprechenden Rechnungsempfänger (Dienststelle) aus.
- Rechnungserfassung Variante 1: E-Rechnung online erfassen: Im entsprechenden Online-Formular «E-Rechnung erfassen» können Sie die Rechnung erfassen und allfällige Beilagen anfügen. Bitte geben Sie für eine effiziente Verarbeitung immer die Rechnungsreferenz im entsprechenden Feld ein.
- Rechnungserfassung Variante 2: E-Rechnung schnellerfassen und PDF-Rechnung hochladen: Die Funktion «E-Rechnung schnell erfassen» ermöglicht Ihnen das Hochladen von selbst erstellten Rechnungen im PDF-Format. Die Basisdaten werden eingegeben und die Originalrechnung als PDF hinzugefügt.
- Rechnungsversand: Die erfasste Rechnung können Sie per Knopfdruck versenden. Nach dem Versand erhält der Kunde die E-Rechnung direkt in seinem Buchhaltungsprogramm.
Detaillierte Informationen bzw. Anleitungen für die E-Rechnung light erhalten Sie auf der Internetseite der Postfinance.
PDF-Rechnung
Falls Sie dem Kanton PDF-Rechnungen zustellen möchten, senden Sie diese per E-Mail an die entsprechende Adresse (siehe Liste E-Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung Basel-Stadt).
Bitte beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Erstellen Sie eine PDF-Datei mit allen notwendigen Rechnungsangaben.
- Erstellen Sie pro Rechnung (inklusive allfälligem Einzahlungsschein und eventueller Beilagen) nur eine PDF-Datei.
- Vermerken Sie immer die Bestellreferenz in der PDF-Datei.
Wichtiger Hinweis
Der Regierungsrat hat seine Dienststellen verpflichtet, bis Ende 2025* Rechnungen digital versenden und empfangen zu können. Bis dahin können noch nicht alle Dienststellen elektronische Rechnungen empfangen. Bitte prüfen Sie auf der Liste E-Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung Basel-Stadt, ob Ihr Rechnungspartner bereits Rechnungen digital empfangen kann.
* In begründeten Ausnahmefällen (z.B. aus Datenschutzgründen) wird auch nach 2025 kein digitaler Rechnungsaustausch möglich sein.
