Die Organisation der Ablage gehört in den Zuständigkeitsbereich der Geschäfts- und Abteilungsleitungen der Ämter und Dienststellen. Das Staatsarchiv unterstützt diese bei der Erarbeitung und Bewirtschaftung des Registraturplans.

Die gut organisierte Ablage ermöglicht den rationellen Umgang mit Information in der sich zunehmend dezentralisierenden Verwaltung. Sie stellt die Nachvollziehbarkeit der Geschäfts jederzeit sicher und dient der Rechtssicherheit.

Die gut organisierte Ablage dient dem wirtschaftlichen Umgang mit Ressourcen, indem sie das sichere sowie schnelle Ablegen und Wiederauffinden von Unterlagen ermöglicht. Die systematische Bewirtschaftung entlastet die Mitarbeitenden sowie die Ablagen und Systeme. Sie dient daher auch dem sinnvollen Umgang mit Lagerungs- und Speicherkapazitäten.

Die Geschäftsbearbeitung schlägt sich in schriftlich abgefassten Dokumenten nieder. Die Dienststellen legen fest, welche das pro Aufgabe sind. Massgebliche Kriterien sind Bearbeitungsinteresse und Wirtschaftlichkeit.

Die organisierte Ablage stellt sicher, dass die Mitarbeitenden ihre Dokumente eindeutig definierten Geschäftsdossiers zuordnen können. Sie wissen, wer welche Dokumente wann (im Geschäftsablauf), wie (in welcher Form) und wo (welchem Geschäft) zuzuordnen hat, so dass sie nach Bedarf jederzeit auffindbar sind.

Unter Berücksichtigung der Bearbeitungsprozesse halten Geschäftsregeln fest, welche Dokumente pro Fachbereich entstehen und im Dossier registriert werden. Die Leitung stellt die benötigten Dokument-Vorlagen zur Verfügung, regelt Bearbeitungs- und Zugriffsrechte auf Dokumente und Dossiers, legt fest, wer was wie empfängt, bearbeitet und kommuniziert, wann Dossiers geschlossen werden und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.

Ein Dossier ist vollständig, wenn es alle Dokumente und Kontextinformationen enthält, die zur Weiterbearbeitung oder zum Nachvollziehen des Geschäfts benötigt werden. Der Geschäftsgang ist dadurch erkennbar. Das Geschäftsdossier kann, nach Massgabe der Zugriffsbestimmungen, jederzeit weiterbearbeitet oder konsultiert werden.

Die zentrale Ablage kann elektronisch oder mit konventionellen Mitteln organisiert sein. Häufig ist sie beides und damit hybrid. Sie enthält alle dezentral, durch die Mitarbeitenden zur Bearbeitung empfangenen, erstellten und kommunizierten Dokumente.

Beim Abschluss des Geschäftsfalls befinden sich die als dazu gehörend definierten Dokumente vollständig in der zentralen Ablage. Nicht mehr benötigte und nicht geschäftsrelevante Dokumente (Couverts, Einladungen, weiterverarbeitete Notizen, Kopien, Doppel) werden von den Sachbearbeitenden laufend, spätestens aber beim Abschluss des Dossiers entfernt.

Abgeschlossene Dossiers werden zentral weiterbewirtschaftet, das heisst, bis zum Ablauf der jeweiligen Fristen aufbewahrt und gemäss der internen Richtlinien zur Konsultation ausgeliehen. Alle Unterlagen werden dem Staatsarchiv zur Bewertung angeboten. Je nach Entscheid werden sie nach Ablauf der Fristen entweder endarchiviert, entsorgt oder, im Falle von personenbezogenen Unterlagen, vernichtet.

Die gut organisierte Ablage wird durch diese Vorkehrungen ständig und systematisch entlastet.