Im Kanton Basel-Stadt sind für öffentliche Beurkundungen freiberufliche Notarinnen und Notare zuständig. Sie üben die Notariatstätigkeit in eigener Verantwortung aus, unterstehen aber der Aufsicht des Kantons. Verträge über Grundstücke, die im Kanton Basel-Stadt liegen, müssen zwingend von einer Basler Notarin oder einem Basler Notar beurkundet werden. Beglaubigungen nehmen, neben Notarinnen oder Notaren, auch das Beglaubigungsbüro des Kantons oder die Gemeindekanzleien Riehen und Bettingen vor.

Eine Übersicht über alle Basler Notarinnen und Notare bietet der Staatskalender oder die Website der Notariatskammer Basel-Stadt (mit Adressliste). Die Notariatskammer ist die private Standes- und Berufsorganisation der Basler Notarinnen und Notare.

Wie viel eine Beurkundung oder eine Beglaubigung kostet, ist in der Verordnung über den Notariatstarif festgelegt. Wenn das Honorar streitig ist, kann die Notariatsaufsichtskommission beurteilen, ob das Honorar dem Notariatstarif entspricht. Auf gemeinsamen Antrag der Notarin oder des Notars und der Kundschaft legt die Notariatsaufsichtskommission das Honorar verbindlich fest.

Wenn Basler Notarinnen und Notare ihre Tätigkeit beenden, übergeben sie ihre Urkundensammlungen entweder dem Notariatsarchiv oder einer anderen Notarin oder einem anderen Notar. Die Urkundensammlungen umfassen Abschriften oder Originale der beurkundeten Geschäfte (z.B. Kaufverträge, Ehe- oder Erbverträge). Die Notariatsaufsicht gibt Auskunft darüber, ob sich die Akten im Archiv oder bei einer Notarin oder einem Notar befinden.

Gesuch um Einsicht in das Notariatsarchiv

Die Urkunden enthalten sensible Informationen. Sie unterstehen dem Notariatsgeheimnis sowie dem Daten- und Persönlichkeitsschutz. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Bewilligung, wenn Sie Einsicht in Notariatsakten oder eine beglaubigte Kopie einer Urkunde aus dem Notariatsarchiv wünschen. Dazu stellen Sie beim Justiz- und Sicherheitsdepartement ein Gesuch. 

Das schriftliche Gesuch (mit Unterschrift) ist per Briefpost an folgende Adresse zu richten:

Justiz- und Sicherheitsdepartement
Zentraler Rechtsdienst 
Notariatsaufsicht
Spiegelgasse 6
4001 Basel

Das Gesuch muss mindestens folgenden Inhalt haben:

• den Namen der beurkundenden Notarin oder des beurkundenden Notars
• eine möglichst genaue Bezeichnung der gesuchten Urkunden (Geschäftstyp, Parteien, Datum)
• einen Ausweis ihrer Berechtigung (nur, wenn Sie nicht Partei des beurkundeten Geschäfts waren)
• die Angabe des genauen Verwendungszwecks (nur, wenn Sie nicht Partei des beurkundeten Geschäfts waren)
• eine Vollmacht (wenn Sie für eine andere Person handeln)

Das Notariatsgeheimnis ist eine im Notariatsgesetz festgelegte Berufspflicht. Notarinnen und Notare unterstehen zeitlich unbegrenzt und gegenüber jedermann dem Berufsgeheimnis über alles, was ihnen von ihrer Kundschaft anvertraut wird. Das Strafgesetzbuch stellt die Verletzung des Notariatsgeheimnisses unter Strafe.

Manchmal werden Notarinnen und Notare in einem Gerichts- oder Strafverfahren als Zeugen vorgeladen oder sie werden aufgefordert, Unterlagen einzureichen. Wer kann die Notarin oder den Notar dann vom Berufsgeheimnis entbinden? Das ist in erster Linie die Kundschaft. Will diese der Befreiung vom Geheimnis nicht zustimmen oder ist sie dazu nicht (mehr) in der Lage, kann die Notarin oder der Notar bei der Notariatsaufsicht ein Gesuch um Befreiung vom Notariatsgeheimnis stellen.

Entbindungsgesuch

Das Gesuch um Entbindung vom Notariatsgeheimnis ist schriftlich an folgende Adresse zu richten: 

Justiz- und Sicherheitsdepartement
Zentraler Rechtsdienst
Notariatsaufsicht
Spiegelgasse 6
4001 Basel

Das Gesuch muss mindestens folgenden Inhalt haben:

• die Nennung der verfahrensleitenden Behörde
• die Verfahrensnummer
• die Bezeichnung der Verfahrensparteien und eine kurze Schilderung, in welchem Verhältnis diese zur Kundschaft stehen
• eine kurze Darstellung des Sachverhalts, zu dem auszusagen ist
• eine Bezeichnung der Dokumente, die herauszugeben sind

Die Basler Notarinnen und Notare unterstehen der Aufsicht des Justiz- und Sicherheitsdepartements. Das Departement ist insbesondere zuständig für:

• die Einsicht in das Notariatsarchiv
• die Entbindung vom Notariatsgeheimnis
• alle Fragen im Zusammenhang mit der Beendigung der Notariatstätigkeit

Weitere Aufgaben der Aufsicht sind der Notariatsaufsichtskommission übertragen. 

Die Aufsichtskommission wird vom Regierungsrat für eine Amtsdauer von vier Jahren gewählt. Sie besteht aus mindestens sieben Mitgliedern, darunter zwei bis drei Notarinnen und Notare. Den Vorsitz führt die Vorsteherin oder der Vorsteher des Justiz- und Sicherheitsdepartements. Eine Liste der aktuellen Mitglieder bietet der Staatskalender.

Die Aufsichtskommission hat insbesondere die folgenden Aufgaben:

• Visitationen: Die Kommission besucht die Notariatsbüros regelmässig und prüft dabei die Register und Urkundensammlungen der Notarinnen und Notare.
• Weisungen: Die Kommission kann einzelnen oder allen Notarinnen und Notaren Weisungen erteilen, ihnen also verbindliche Vorgaben zur Notariatstätigkeit machen.
• Notariatstarif: Wenn das Honorar streitig ist, kann die Kommission verbindlich beurteilen, ob es gemäss dem Tarif bemessen ist. Auf Antrag der Notarin oder des Notars und der Kundschaft kann die Kommission das Honorar festlegen.
• Aufsichtsanzeigen: Die Kommission untersucht Aufsichtsanzeigen gegen Notarinnen und Notare.
• Disziplinarwesen: Wenn eine Notarin oder ein Notar die amtlichen Pflichten verletzt oder gegen die Würde, die Ehre und das Vertrauen verstösst, die für die Ausübung des Notariats unerlässlich sind, schreitet die Kommission disziplinarisch ein.
• Erteilung der Beurkundungsbefugnis: Die Bewilligung zur Ausübung des Notariats erteilt der Regierungsrat auf Antrag der Kommission. Die Kommission genehmigt vorgängig den Entwurf des Notariatssiegels. 
• Erneuerung der Beurkundungsbefugnis: Die Kommission stellt dem Regierungsrat Antrag auf Erneuerung der Beurkundungsbefugnis.