Begriffe / Vorgaben / Ressourcen
Vorgaben für Digitale Unterlagen
Gesetze und Verordnungen
- Archivgesetz: SG 153.600 - Gesetz über das Archivwesen
- Registratur- und Archivierungsverordnung: SG 153.610 - Verordnung über die Registraturen und das Archivieren
Weisungen Staatsarchiv
Weitere Vorgabedokumente Basel-Stadt
- Records Management Basel-Stadt, Minimalanforderungen für Records Systeme
- Projektleitfaden IT-Projektmanagement Kanton Basel-Stadt (IT-PM.BS)
Fachliche und technische Normen und Standards
Ressourcen für Digitale Unterlagen
Allgemein
- eCH – E-Government-Standards
- IT-Projektinfothek (IT-PM) Basel-Stadt
- KOST – Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen. Ein Gemeinschaftsunternehmen von Schweizer Archiven
- KOST, Minimalanforderungen an Records-Management-Systeme aus archivischer Sicht
- KOST, Minimalanforderungen an ein digitales Langzeitarchiv
OAIS Referenzmodell
- CCSDS, Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), 2012 (CCSDS 650.0-M-2)
- ISO, Space data and information transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model, 2012 (ISO 14721:2012
- Nestor. Kompetenznetzwerk digitale Langzeitarchivierung: Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System - Deutsche Übersetzung, Version 2, 2013 (Nestor-Materialien Nr. 16)
Im Intranet Basel-Stadt
- Für die Überprüfung von SIP und zur Überprüfung von diversen Dateiformaten: KOST, KOSTVal
- Für die Bildung eines SIP aus einer Fileablage: Schweizerisches Bundesarchiv, Package Handler
- Für die Archivierung von relationalen Datenbanken: Schweizerisches Bundesarchiv, SIARD-Suite
- Wie gehe ich mit Emails um?
Damit Emails verlässlich, authentisch und zugänglich bleiben, müssen folgende Punkte beachtet werden: Geschäftsrelevante Emails müssen im Geschäftskontext verwaltet werden können. Sie werden vollständig, inklusive minimaler Angaben aus dem Kopfteil (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Zeitstempel), als PDF/A-Datei, alternativ als reine Text-Datei aufbewahrt. Anhänge sind in archivtauglichen Formaten zu speichern, oft ebenfalls als PDF/A-Datei. Voraussetzungen sind eine strukturierte Ablage, entsprechende Geschäftsregeln und deren Anwendung sowie ein geeignetes System. - Wie konvertiere ich Dateien nach PDF/A?
Für die Konvertierung in PDF-A hat die KOST Informationen veröffentlicht, wo verschiedene Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden.
Begriffe allgemein
Die Ablage enthält alle geschäftsbezogenen Dokumente und Dossiers einer Dienststelle. Sie ist nach aufgabenbezogener Logik nach Geschäftsbereichen strukturiert. Ablagen werden entweder auf Papier, elektronisch oder auch gemischt (hybrid) geführt. Strukturiert wird die Ablage durch das Ordnungssystem/ den Registraturplan.
Die Übergabe der nicht mehr benötigten Unterlagen, die als archivwürdig bewertet wurden, zur dauerhaften Aufbewahrung ans Staatsarchiv. Es können nur Unterlagen abgeliefert werden, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind und die vom Staatsarchiv bewertet wurden. Die Ablieferung erfolgt in der Regel durch die aktenproduzierende Stelle.
Auflistung der zur Ablieferung gelangenden Unterlagen. Es enthält als minimale Angaben die Signatur aus dem zugrundeliegenden Aktenplan, Titel, Laufzeit.
Archival Information Package / Archivinformationspaket – das Objekt der Archvierung von digitalen Unterlagen. Teil des OAIS-Referenzmodells
Akten sind nach Geschäftslogik geordnete, geschäftsbezogene Informationen in schriftlicher Form und bestehen in der Regel aus mehreren Dokumenten. In der reinen Papierwelt bezeichnet der Begriff das bei der Geschäftsbearbeitung anfallende, mit Hilfe von Karteien und Registern geordnete und strukturierte, physische Schriftgut. Siehe auch Eintrag zu den Stichworten Dossier und staatliche Unterlagen.
Die geplante und gesteuerte Verwaltung und Bewirtschaftung von geschäftsbezogenen Informationen und Aufzeichnungen (engl. Records Management). Der Grundsatz der Aktenführung besteht darin, dass der Stand einer Sache respektive eines Geschäfts jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich ist. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es soll dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, unterstützen und Rechenschaft ablegen. International ist die Schiftgutverwaltung geregelt in DIN ISO 15 489.
Siehe auch unter Registrator/Record Manager, Records Managment und Ordnungssystem.
Die öffentlichen Organe sind gesetzlich verpflichtet, die Unterlagen, welche sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigen, auszusondern, aufzulisten und periodisch dem Staatsarchiv zur Übername anzubieten (Archivgesetz §7). Siehe den Eintrag zu den Stichworten Bewertung und Vereinbarung.
Verzeichnis der geschäftsrelevanten Unterlagen pro Geschäftsbereich mit Angaben über die jeweiligen Fristen und Archivierungsvermerke.
Das Gesetz über das Archivwesen (Archivgesetz) und die Verordnung über die Registraturen und das Archivieren (Registratur- und Archivierungsverordnung) regeln die Tätigkeit des Staatsarchivs Basel-Stadt und das Verhältnis zwischen aktenbildenden Stellen im Kanton Basel-Stadt und dem Staatsarchiv Basel-Stadt. So sind im Archivgesetz die Anbietungspflicht der aktenbildenden Stellen festgeschrieben, die Benutzungsbedingungen des Archivguts festgehalten und die Rechte der betroffenen Personen umschrieben. Die gesetzlichen Bestimmungen sind im kantonalen Intranet online unter www.gesetzessammlung.bs.ch einsehbar (SG 153.600 und 153.610)
Archivgesetz
Die Übersicht über die öffentlichen Aufgaben findet sich im jeweils aktuellen Staatskalender.
Dauer, während der geschäftsbezogene Unterlagen nach Abschluss des Geschäfts aus administrativen oder gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen (semi-aktive Phase). Die Aufbewahrungsfrist variiert und ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben. Die häufigste administrative Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, gerechnet von der letzten Bewegung im entsprechenden Dossier.
Das abliefernde öffentliche Organ kann sein Archivgut grundsätzlich ungeachtet der Schutzfristen benützen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgabe notwendig ist. Ausnahmen gelten bei archivierten personenbezogenen Unterlagen. Zum Rückkoppelungsverbot siehe gesetzliche Bestimmungen in Archivgesetz § 12 und Informations- und Datenschutzgesetz § 16.
Festlegen von administrativen Aufbewahrungsfristen sowie Feststellen des Archivwerts. Das Staatsarchiv berät die Stellen beim Festlegen von Aufbewahrungsfristen. Diese richten sich nach fachlichem Bearbeitungsinteresse und Wirtschaftlichkeit. Die archivische Bewertung dient der Überlieferungsbildung, welche ein Nachvollziehen des staatlichen Handelns im Wandel der Zeit aufgrund möglichst dichter Informationen anstrebt. Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Da die Dokumentation in Auswahl erfolgt, wird sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vorgenommen. Unterlagen, die nicht übernommen werden, werden vernichtet. Siehe auch unter Aufbewahrungsfristen.
Die Datenhoheit liegt bis zum Ablauf gesetzlicher und administrativer Fristen beim originären Dateneigner, das heisst dem aktenbildenden öffentlichen Organ. Sie geht mit der Endarchivierung ans Staatsarchiv über. Siehe auch den Eintrag zum Stichwort Rückkoppelungsverbot.
Für personenbezogene Unterlagen gelten die Bestimmungen des Informations- und Datenschutzgesetzes und die Schutzfristen des Archivgesetzes §10. Sofern sie nicht archiviert werden, müssen sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kontrolliert und sicher entsorgt beziehungsweise gelöscht werden.
Dissemination Information Package / Auslieferungsinformationspaket – das Objekt mit digitalem Archivgut, das im Nutzungsfall zur Verfügung gestellt wird. Teil des OAIS-Referenzmodells
Ein Dokument ist eine in Papier oder elektronischer Form vorliegende Unterlage, die im Rahmen der Geschäftsbearbeitung anfällt. Elektronische Dokumente können Text, Bilder, Ton oder Multimedia-Inhalte enthalten.
Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen (Dokumente und Bearbeitungsinformationen) zu einen bestimmten Geschäft und dokumentiert dessen Verlauf vollständig.
Verein zur Förderung der Standardisierung im E-Government-Bereich in der Schweiz. Basel-Stadt ist Mitglied und verpflichtet sich durch die Mitgliedschaft, Standards von eCH einzusetzen.
Hauptverantwortlichkeit für ein Geschäft und infolgedessen auch für die Vollständigkeit des Geschäftsdossiers.
Die Geschäftsrelevanz von Unterlagen und Informationen richtet sich nach der zugrunde liegenden Aufgabe und dem Bearbeitungsinteresse. Unterlagen, die während der Geschäftsbearbeitung empfangen, bearbeitet und kommuniziert werden sowie die entsprechenden Bearbeitungsinformationen, sind grundsätzlich geschäftsrelevant. Geschäftsrelevant sind Dokumente und Informationen, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind.
Ein Konzept der Bundesverwaltung zur digitalen Geschäftsverwaltung, das aus drei Komponenten besteht: Records Management (Aktenführung, inklusive Dokumentenmanagement), Geschäftkontrolle (Erstellen, Zuteilen und Nachverfolgen von Pendenzen, Fristen und Terminen) und die Prozessabwicklung (Workflow). Es wurde von der Bundeskanzlei entwickelt. Es ist nicht identisch mit Records Management gemäss ISO-Normen.
Kassation bedeutet die kontrollierte Entfernung von nicht mehr benötigten Unterlagen ohne Archivwert aus der Ablage und ihre geordnete Entsorgung beziehungsweise Löschung bei den aktenbildenden Stellen. Es dürfen nur Unterlagen vernichtet werden, die vom Staatsarchiv bewertet wurden. Siehe dazu den Eintrag zu den Stichworten Bewertung und Datenschutz.
Gemäss Informations- und Datenschutzverordnung § 18 müssen schutzwürdige Informationen entsprechend dem Grad ihrer Schutzwürdigkeit gekennzeichnet werden (geheim oder vertraulich). Nicht schutzwürdige Informationen bedürfen keiner Klassifizierung.
Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung von elektronischen Unterlagen. Ein Gemeinschaftsunternehmen des Schweizerischen Bundesarchivs, des Landesarchivs Liechtenstein, vieler Staatsarchive und einiger Stadtarchive in der Schweiz. Mit dem Auftrag, die Trägerarchive bei der Archivierung von digitalen Dokumenten zu unterstützen, indem konzeptionelle Grundlagen bereitgestellt, Standards erarbeitet, Projekte begleitet werden und Wissen vermittelt wird.
Open Archival Information System – Referenzmodell für die digitale Archivierung. Entwickelt im Raumfahrtbereich und als ISO-Norm verabschiedet. Es bildet die konzeptionelle Grundlage der meisten praktischen Ansätze zur digitalen Archivierung.
Das Ordnungssystem strukturiert die Ablage und weist damit die Dossiers und Dokumente logisch ihrem Geschäftskontext zu. Bei der Geschäftsbearbeitung entstehende Unterlagen sind dem Ordnungssystem eindeutig zugewiesen und damit jederzeit der Ablage zuweis- und auffindbar. Das Ordnungssystem wird zentral verwaltet und muss bewirtschaftet werden.
Die komplexeste Form eines Ordnungssystems stellt der mehrstufige Registratur- oder auch Aktenplan dar, wie er bei Departementen und Staatskanzlei eingesetzt wird. Eine einfach strukturierte Auflistung der Unterlagen geschäftsbezogen, in Form einer Word- oder Excel-Tabelle, erfüllt denselben Zweck für kleinere Stellen. Das Ordnungssystem enthält die Angaben für die Ablagebewirtschaftung (Fristen und Archivwert). Die Existenz eines bedürfnisgerechten Ordnungssystems stellt eine der organisatorischen Grundanforderungen für rationelle elektronische Geschäfts- und Aktenführung (ELGAR) dar. Zur Erstellung eines Registraturplans siehe unter Ordnungssystem / Registraturplan.
Oft mit Aktenführung gleichgesetzt. Die geplante und gesteuerte Verwaltung und Bewirtschaftung von geschäftsbezogenen Informationen und Aufzeichnungen. Der Grundsatz des Records Managements besteht darin, dass der Stand einer Sache respektive eines Geschäfts jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich ist. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Massnahmen getroffen wurden. Es soll dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, unterstützen und Rechenschaft ablegen. International ist die Schriftgutverwaltung geregelt in DIN ISO 15 489.
Jedes öffentliche Organ bestimmt eine Person, welche für die sichere und geordnete Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich ist. Das öffentliche Organ stellt die organisatorischen und technischen Mittel zur Verfügung.
Einschränkung beim Rückgriff auf personenbezogene, archivierte Unterlagen für die aktenproduzierende Stelle zum Schutz der Persönlichkeitsrechte der Betroffenen. Aktenbildner stellen, sofern sie Einsicht in archivierte personenbezogene Unterlagen benötigen, schriftlich ein begründetes Einsichtsgesuch an das Staatsarchiv. Siehe dazu auch den Eintrag zum Stichwort Datenhoheit.
Submission Information Package / Übergabeinformationspaket – das Objekt, das bei der Übernahme von Unterlagen von der aktenbildenden Stelle an das Staatsarchiv transferiert wird. Teil des OAIS-Referenzmodells.
Unterlagen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben durch die damit betrauten Organe entstehen, unabhängig von Form und Trägermedium (Text-, Bild- oder Tondokumente).
Staatsarchiv
Zur Karte von MapBS. Externer Link, wird in einem neuen Tab oder Fenster geöffnetÖffnungszeiten
Lesesaal: Di-Fr 09.00-18.00 Uhr; Bauplanausgabe: Di-Fr 10.00-11.30 Uhr
Bildersammlung: Anmeldung per e-Mail oder telefonisch: 061 267 40 26 oder 267 86 01