Die Projektverantwortlichen klären in einem ersten Schritt die bau- und nachbarrechtlichen Rahmenbedingungen. Dazu können erste Abklärungen mit dem Bau- und Gastgewerbeinspektorat (BGI) oder Begehungen mit den am Bewilligungsprozess beteiligten Ämtern und Fachstellen sehr hilfreich sein, z.B. mit dem Amt für Umwelt und Energie, dem Amt für Wirtschaft und Arbeit, der Kantonalen Denkmalpflege, der Archäologischen Bodenforschung, der Gebäudeversicherung (Feuerpolizei), der Stadtgärtnerei oder der Fachstelle für Hindernisfreies Bauen. Für die Projektverantwortlichen ist es wichtig, sich bewusst zu werden, dass widersprechende Anforderungen auftreten können und deren Klärung Zeit in Anspruch nehmen kann.

Als Grundlage für jedes Bauvorhaben dienen bauhistorische Unterlagen. Es wird daher empfohlen, im Vorfeld eines Bauvorhabens Abklärungen im Staatsarchiv und der Bauplanausgabe zu tätigen. Für die Formulierung der denkmalpflegerischen Zielsetzungen werden in der Regel baugeschichtliche, archäologische und restauratorische Untersuchungen vorgenommen. Restauratorische Untersuchungen sowie Sondagen durch das Ressort Bauforschung der Kantonalen Denkmalpflege dienen der Klärung der Bewilligungsfähigkeit von Eingriffen in die Substanz.

Art, Menge und Disposition der Nutzungen sind entscheidende Aspekte der Denkmalverträglichkeit und der Wirtschaftlichkeit von Bauprojekten im historischen Kontext. Es empfiehlt sich, zu einem frühen Zeitpunkt Nutzungskonzepte und Machbarkeitsstudien mit Rücksicht auf die ortsbaulichen Verhältnisse und die objektspezifischen Schutzziele zu erstellen.

Bei Restaurierungen empfiehlt es sich, in Zusammenarbeit mit der Kantonalen Denkmalpflege ein geschoss- oder raumweises Restaurierungskonzept als Grundlage für ein Vorprojekt zu erarbeiten. Dieses hält den grundsätzlichen Umgang mit den einzelnen Bauteilen fest. Parallel dazu können Analysen u.a. zu energetischen Fragen, zum Umgang mit Sicherheitsmassnahmen (z.B. Brandschutz, Erdbebenertüchtigung, Hindernisfreies Bauen) erstellt werden, sodass ein denkmalverträgliches Konzept entwickelt werden kann.

Aufgrund der Vorabklärungen kann die Bauherrschaft je nach Grösse und Bedeutung des Vorhabens entweder ein Vorprojekt, einen Studienauftrag oder eine Planungskonkurrenz in Auftrag geben. Qualifizierte Verfahren ermöglichen, dass zu einem frühen Zeitpunkt ein professionelles Gremium Projekte beurteilt und dadurch Planungssicherheit entsteht.

Im Rahmen des Baubewilligungsverfahrens wird das Projekt im Hinblick auf die öffentlichen Interessen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen geprüft. Das Bau- und Gastgewerbeinspektorat (BGI) berät die Projektierenden und bestimmt die Art des Baubewilligungsverfahrens.

Die häufigste Auflage in Baubewilligungsverfahren ist, die Material- und Detailgestaltung mit der Kantonalen Denkmalpflege abzusprechen. Es können weitere Auflagen erlassen werden. Damit besteht die Verpflichtung, dass vor Bestellung und Ausführungen von Baumassnahmen die Details mit dem Ressort Bauberatung der Kantonalen Denkmalpflege einvernehmlich zu bestimmen sind.

Während des gesamten Planungs- und Bauprozesses hat die denkmalpflegerische Baubegleitung zum Ziel, die Ausführenden in der Umsetzung der geplanten baulichen Massnahmen zu unterstützen und die Umsetzung der Auflagen zu gewährleisten.

Nach Abschluss der Bauarbeiten sind je Verfahrensart eine Meldung und eine Bauabnahme mit dem Bau- und Gastgewerbeinspektorat (BGI) erforderlich. Werden Massnahmen mit denkmalpflegerischen Subventionen unterstützt, so hat die gemeinsame Bauabnahme mit der Denkmalpflege vor dem Antrag für die Auszahlung der Subventionen zu erfolgen.