Das Handelsregisteramt bleibt am 24. und am 31. Dezember 2024 nachmittags sowie am 25. und am 26. Dezember 2024 sowie am 1. Januar 2025 ganztags geschlossen. Ansonsten gelten die normalen Öffnungszeiten.

Es gibt keinen Einreichungsstichtag für eine garantierte Bearbeitung von Anmeldeunterlagen und Vorprüfungen für Handelsregistereinträge noch vor Ende Jahr. Erfahrungsgemäss sollte es ausreichen, wenn Anmeldeunterlagen dem Handelsregisteramt bis am 23. Dezember 2024 eingereicht werden. Vorprüfungen werden nach Kapazität vorgenommen.

Die Handelsregisterauszüge aller Unternehmen, Vereine und Stiftungen mit Sitz im Kanton Basel-Stadt und fast alle ihrer beim Handelsregisteramt archivierten öffentlichen Firmenbelege sind kostenlos über Internet abrufbar. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie hier und geben Sie in der Suchmaske die gesuchte Firma oder Person ein.
2. Klicken Sie in der Trefferliste die gesuchte Firma an. Es öffnet sich ihr Internet-Handelsregisterauszug.
3. Wenn Sie den Regler oben rechts auf dem Internet-Handelsregisterauszug anklicken, werden Ihnen auch die gestrichenen (die nicht mehr aktiven) Einträge angezeigt.

4. Klicken Sie im Internet-Handelsregisterauszug auf die blauen Aktensymbole, um die zu diesen Referenznummern archivierten Firmenbelege als PDF abzurufen. Es öffnet sich eine Dialogbox.

   Falls Sie kein blaues Aktensymbol sehen, können die zu dieser Referenznummer archivierten Firmenbelege nicht selber heruntergeladen, sondern müssen ordentlich bestellt werden.

5. Füllen Sie die Dialogbox aus und klicken Sie auf Belege zusenden. Die abgerufenen Firmenbelege erhalten Sie sofort als PDF an die angegebene E-Mail-Adresse zugestellt.

Neueintragungen, Änderungen und Löschungen im Handelsregister sind mit geeigneten Beweisunterlagen als wahr zu belegen und mit einer handschriftlich oder digital unterzeichneten Anmeldung zur Eintragung anzumelden. Die Handelsregisterverordnung enthält ausführliche Aufzählungen, welche Belege für welche Eintragungsgeschäfte dem Handelsregisteramt einzureichen sind und welcher Personenkreis zur Unterzeichnung der Anmeldung und der Belege berechtigt ist.

Wie und wo ist einzureichen?

Die Anmeldung und die Belege sind einzureichen entweder

1. handschriftlich unterzeichnet in Papierform (Original oder notariell beglaubigte Kopie) per Post an Handelsregisteramt Basel-Stadt, Postfach, 4001 Basel oder an unserem Schalter am Claramattweg 8 oder

2. digital unterzeichnet mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) mit qualifiziertem elektronischen Zeitstempel nach Art. 2 Bst. e+j ZertES (d.h. nicht mit ausländischer oder bloss einfacher [EES] oder fortgeschrittener elektronischer Signatur [FES]) und

   formatiert in einem der Langzeitarchivierungsformate PDF/A-1 oder PDF/A-2 (d.h. nicht im normalen PDF- oder Word-Format) und

   übermittelt über eine elektronische Zustellplattform gemäss Art. 2+4 VeÜ-ZSSV (PrivaSphere Secure Messaging, IncaMail) oder entsprechende Internetseiten des Bundes oder der Kantone (d.h. nicht mit normalem E-Mail) an info.hra@jsd.bs.ch.

   Zustellplattformen bieten weder Tools zur Formatierung der damit zu übermittelnden Dokumente in die Dateiformate PDF/A-1 oder PDF/A-2 noch zur Prüfung der Dokumente auf ihre korrekte Signierung und Formatierung. Vor der Übermittlung müssen Sie die Dokumente daher selber formatieren und anschliessend darauf prüfen, ob bzw. dass sie sowohl die Dateiformate PDF/A-1 oder PDF/A-2 aufweisen als auch alle darin enthaltenen elektronischen Signaturen gültig sind.

Was ist einzureichen und wer ist zur Anmeldung berechtigt?

Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an Merkblättern, Anmeldeformularen und weiteren Mustervorlagen für die gängigsten Eintragungsgeschäfte, die keine notarielle Beurkundung erfordern (ansonsten wird das Anmeldeformular vom Notariat erstellt). Auf Wunsch erstellt das Handelsregisteramt aber gerne für sämtliche Eintragungsgeschäfte ein individuelles Anmeldeformular (CHF 60). 

Sie können bei uns gegen Gebühr folgende Dokumente bestellen:

• Beglaubigte Handelsregisterauszüge
• Beglaubigte oder unbeglaubigte Kopien von allen von Gesetzes wegen öffentlichen Firmenbelegen (z.B Urkunden, Statuten, Protokolle, Verträge etc.)
• Beglaubigte Zeugnisse (Bescheinigungen über bloss einzelne Inhalte des Handelsregistereintrages wie z.B. die Existenz, die Zeichnungsberechtigten oder eine Fusion)
• Beglaubigte Bescheinigung, dass eine bestimmte Firma nicht oder nicht mehr im Handelsregister eingetragen ist

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie hier und geben Sie in der Suchmaske die gesuchte Firma ein.
2. Klicken Sie in der Trefferliste die gesuchte Firma an. Es öffnet sich ihr Internet-Handelsregisterauszug.
3. Klicken Sie in der Kopfleiste des Internet-Handelsregisterauszuges Bestellungen an.
4. Füllen Sie das Bestellformular aus und klicken Sie Bestellung abschicken an. 

Dokumente können alternativ auch per Mail bestellt oder werktags von 08.30-11.30 Uhr und 13.30-16.00 Uhr ohne Voranmeldung gegen Barzahlung oder Kreditkartenbelastung an unserem Schalter bezogen werden. Telefonische Bestellung ist nicht möglich.

• Vorprüfung von Handelsregisterbelegen

  Um Beanstandungen anlässlich des Eintragungsverfahrens zu vermeiden, können Sie uns Ihre Entwürfe der dem Handelsregisteramt für eine Eintragung im Handelsregister einzureichenden Belege wie z.B. Statuten, Protokolle, Verträge etc. vorab zur Vorprüfung einreichen (CHF 240/h, mind. CHF 50).

• Vorprüfung von Firmenbezeichnungen

  Die Wahl einer Firmenbezeichnung unterliegt je nach Rechtsform diversen Einschränkungen. Insbesondere müssen sich die Firmenbezeichnungen von Aktiengesellschaften, GmbH, Genossenschaften, Kollektiv- sowie Kommandit- und Kommanditaktiengesellschaften von allen in der Schweiz bereits eingetragenen Firmenbezeichnungen von Gesellschaften in einer dieser Rechtsformen deutlich unterscheiden. Die Firmenbezeichnungen von Einzelunternehmen müssen sich dagegen lediglich von den Firmenbezeichnungen der mit Sitz  in der gleichen politischen Gemeinde bereits eingetragenen Einzelunternehmen deutlich unterscheiden. Im Weiteren darf eine Firmenbezeichnung nicht wahrheitswidrig sein, keine Täuschungen verursachen und keinem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen. Sie haben folgende Abklärungsmöglichkeiten:

1. Abklärung der schweizweit bereits im Handelsregister eingetragenen identischen und ähnlichen Firmenbezeichnungen

   Diese Abklärung erfolgt durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister EHRA, welches ein über Internet abrufbares Firmenzentralregister (sog. Zefix) der schweizweit im Handelsregister eingetragenen Firmenbezeichnungen anbietet. Eine erste Prüfung hinsichtlich identischer oder ähnlicher Firmenbezeichnungen kann hier gratis selber vorgenommen werden. Da die Suche nach ähnlich lautenden Firmenbezeichnungen technisches Sachwissen voraussetzt, empfehlen wir jedoch dringend, vor jeder Neugründung oder Firmenänderung beim Eidg. Amt für das Handelsregister eine - gebührenpflichtige - Firmenrecherche in Auftrag zu geben. Die Recherche gibt Auskunft über im Firmenzentralregister bereits eingetragene identische oder ähnliche Firmen bzw. Namen; sie beinhaltet keine Prüfung der rechtlichen Zulässigkeit.

2. Abklärung der rechtlichen Zulässigkeit einer Firmenbezeichnung

   Für die Beurteilung der rechtlichen Zulässigkeit einer Firmenbezeichnung ist vorab das kantonale Handelsregisteramt zuständig, wobei die Überprüfung durch das Eidg. Amt für das Handelsregister anlässlich der Genehmigung der Eintragung jedoch vorbehalten bleibt. Sofern Sie nicht sicher sind, ob die vorgesehene Firmenbezeichnung rechtlich zulässig ist, können Sie beim Handelsregisteramt des Kantons Basel-Stadt eine Vorprüfung beantragen (CHF 50). Bei der Vorprüfung einer Firmenbezeichnung sollte gleichzeitig auch die Zweckumschreibung mitgeteilt werden, damit sich das Handelsregisteramt zur Firma-Zweck-Relation äussern kann.

Gebühren für Handelsregistereinträge, Produkte und Leistungen

Die Gebühren für Handelsregistereinträge und die Produkte und Leistungen des Handelsregisteramtes sind basierend auf Art. 941 Abs. 3 OR geregelt in der bundesrätlichen Verordnung über die Gebühren für das Handelsregister als Fixgebühren (Handelsregistereinträge) oder als Gebührenrahmen (Produkte und Leistungen). 

Die Gebühren für Handelsregistereinträge entnehmen Sie bitte der obgenannten Verordnung. Für Produkte und Leistungen gelten folgende Gebührenansätze:

Nicht nur die im Handelsregister registrierten Firmendaten und Personenangaben, sondern auch die von den Firmen für deren Registrierung dem Handelsregisteramt eingereichten Firmenbelege wie Versammlungsprotokolle, Statuten, Verträge, Bilanzen, Wahlannahme- und Rücktrittserklärungen etc. sind von Gesetzes wegen öffentlich (Art. 936 Abs. 1 OR). Das bedeutet, dass jedermann ohne Interessennachweis und zeitlich unbeschränkt sowohl in die im Handelsregister registrierten Firmendaten als auch in die dem Handelsregisteramt als Nachweise eingereichten Firmenbelege Einsicht nehmen kann und das sogar über das Internet (Art. 936 Abs. 2 OR). 

Wer dem Handelsregisteramt Firmenbelege einreicht, muss sich dieser Öffentlichkeit bewusst sein. Die Verantwortung dafür, dass die eingereichten Firmenbelege keine nicht öffentlich werden sollenden heiklen Inhalte wie Geschäftsgeheimnisse, schützenswerte Personendaten, unbeteiligte Drittpersonen oder -firmen, "Waschküchenschlüsselstreitereien" etc. enthalten, liegt bei der einreichenden Person/Firma. Das Handelsregisteramt prüft die ihm eingereichten Firmenbelege inhaltlich nur auf ihre Beweistauglichkeit für die von der einreichenden Person/Firma zur Eintragung ins Handelsregister angemeldeten Tatsachen. Eine anderweitige Prüfung oder Wertung des Inhalts nimmt das Handelsregisteramt nicht vor.

Prüfen Sie daher die dem Handelsregisteramt einzureichen beabsichtigten Akten auf datenschutz- und persönlichkeitsverletzende Inhalte und reichen Sie insbesondere von Versammlungsprotokollen keine Vollversionen, sondern nur sich auf den für das Handelsregister relevanten Inhalt beschränkende Auszüge ein.