Unterlagen, die in einem Ordnungssystem (Registraturplan, Geschäftsverwaltungssystem) verwaltet werden, werden dem Staatsarchiv frühzeitig zur Bewertung angeboten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die zur langfristigen Archivierung vorgesehenen Unterlagen dem Staatsarchiv übergeben. Wir übernehmen in der Regel Tranchen von mehreren Jahrgängen.

Unterlagen, die nicht in einem Ordnungssystem erfasst sind, werden in der Regel nach einem Augenschein unsererseits in einem Anbietungsverzeichnis erfasst und anschliessend vom Staatsarchiv bewertet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die zur langfristigen Archivierung vorgesehenen Unterlagen dem Staatsarchiv übergeben. Wir übernehmen in der Regel Tranchen von mehreren Jahrgängen.

Für Planung und Organisation sowie die Bereitstellung der Mittel sind die jeweiligen Dienststellen zuständig. Hier werden Gesamtablauf und Zuständigkeiten grob beschrieben. Grundsätzlich gilt: Bewertungs- und Aussonderungsvorgänge müssen in den Geschäftsablauf integriert sein. Insbesondere bei elektronischer Geschäftsverwaltung sind sie nachträglich kaum mehr zu leisten.