Die öffentlichen Organe sind verpflichtet, die Unterlagen, welche sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigen, auszusondern und periodisch dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Ohne Absprache mit dem Staatsarchiv dürfen keine Unterlagen entsorgt, vernichtet oder gelöscht werden. (Archivgesetz, § 7)

Treffen Sie mit uns im voraus eine Vereinbarung bezüglich Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen. Unterlagen von geringfügiger Bedeutung werden nach Ablauf allfälliger Fristen zur Vernichtung freigegeben. Die zentrale Ablage kann auf diese Weise regelmässig und gezielt entlastet werden. Durch Hinterlegen der Entscheide im entsprechenden Ordnungssystem ist das Prozedere transparent und genügt den fachlichen wie auch den datenschutz- und archivrechtlichen Anforderungen (Registratur- und Archivierungsverordnung, § 24).

Sind Sie zuständig für Entscheide bezüglich Aufbewahrung und Entsorgung von Unterlagen Ihres Bereichs? Ist Ihnen keine entsprechende Vereinbarung bekannt? Kontaktieren Sie uns und bieten Sie uns die Unterlagen an, falls diese noch nicht bewertet sind. 

Planen Sie eine umfangreiche Entsorgungs- oder Vernichtungsaktion? Dies ist nur möglich für Unterlagen, die vom Staatsarchiv als nicht archivwürdig bewertet wurden.

Das Staatsarchiv prüft die Angaben und bestätigt das Vorgehen mit seinem schriftlichen Einverständnis. Über Akten, die das Staatsarchiv zur Vernichtung freigegeben hat, muss ein Protokoll angefertigt und dem Staatsarchiv abgeliefert werden (Registratur- und Archivierungsverordnung, §§ 19, 24 25).