Schriftlichkeit gewährt Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.

Bei der Geschäftserledigung entstehen Dokumente. Sämtliche von Mitarbeitenden im Auftrag des Kantons Basel-Stadt empfangene und kommunizierte Dokumente sind staatliche Unterlagen im Sinne des Archivgesetzes. Die Mitarbeitenden haben zu entscheiden, ob ein Dokument geschäftsrelevant ist oder nicht. Geschäftsrelevante Dokumente werden dem entsprechenden Geschäftsdossier zugeführt. Nicht geschäftsrelevante Dokumente werden vernichtet.

Die Ablagezuständigkeit folgt dem Prinzip der Federführung. Wird ein Geschäft durch mehrere Beteiligte bearbeitet, legen sie fest, wer das Hauptdossier führt. Die federführende Stelle ist verantwortlich dafür, dass das Hauptdossier vollständig, das heisst, das Geschäft daraus jederzeit nachvollziehbar.

Die Geschäftsdossiers werden einem Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan) zugeordnet. Das Ordnungssystem ist in der Regel hierarchisch gegliedert und listet alle Tätigkeitsfelder der Dienststelle oder Abteilung auf. Pro Geschäftsdossier werden Titel, Geschäftsnummer, Eröffnungsdatum, Aufbewahrungsfrist, Bewertungsentscheid, Autor festgehalten und das Schliessungsdatum vorgesehen. Die Registrierung erfolgt bei der Eröffnung des Dossiers beziehungsweise Geschäfts. 

Die Aufgabenbereiche legen die Regeln ihrer Ablage fest, definieren die Ablagestandorte und -systeme sowie den Inhalt ihrer Geschäftsdossiers.

Jedes Dossier muss mindestens durch Titel (Betreff), Geschäftsnummer, Eröffnungsdatum und Autor (Besitz, federführende Stelle) gekennzeichnet und somit eindeutig identifizierbar sein.

Geschäftsrelevante Information wird bewirtschaftet, das heisst, identifiziert und festgelegt, ob und wie lange sie aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfristen werden von den Dienststellen festgelegt. Die Bewertungsentscheide fällt das Staatsarchiv. Das Ordnungssystem dokumentiert die Aufbewahrungsfristen und Bewertungsentscheide. Es wird zentral geführt und ist für alle darin genannten Geschäftsbereiche und ihre Mitarbeitenden verbindlich. 

Staatliche Unterlagen müssen dem Staatsarchiv angeboten werden. Das Staatsarchiv entscheidet darüber, welche Unterlagen nach Ablauf der von der Dienststelle festgelegten Aufbewahrungsfrist zur langfristigen Archivierung übernommen werden (Bewertung). Unterlagen, welche das Staatsarchiv nicht übernimmt, müssen kassiert (vernichtet) werden.