Jedes öffentliche Organ führt als Ordnungssystem einen Registraturplan. Das hier beschriebene Vorgehen bei der Erstellung ist am Schluss in einer Checkliste zusammengefasst und ergänzt durch einen Muster-Registraturplan für Departementssekretariate.

Das Ordnungssystem bildet die hierarchische und sachlogische Geschäftsstruktur des öffentlichen Organs ab. Es stellt sicher, dass Akten in ihrem Aufgabenzusammenhang abgelegt und bewirtschaftet werden können. Die jeweils gültige Version liegt sowohl beim Aktenbildner wie beim Staatsarchiv vor. Das Erstellen einer solchen Übersicht ist aufwändig, hat aber diverse Vorteile: Geschäfte werden ordnungsgemäss bewirtschaftet. Informationen werden zentral und personenunabhängig verwaltet. Die Akten können schnell und gezielt zugeordnet (registriert) und ausgesondert werden. Bei Bedarf lassen sich auf unkomplizierte Weise Anbiete- beziehungsweise Ablieferungsverzeichnisse erstellen.

Das bewertete Ordnungssystem bildet die Aufgabenbereiche, Geschäfte, Unterlagen, Fristen und Archivierungsentscheide ab. Es dient allen Beteiligten als Orientierungshilfe und Handlungsanleitung. Im Rahmen der geltenden Normen gewährt dieses Vorgehen jederzeit allen Berechtigten Überblick und Recherche in abgelegten Unterlagen, unabhängig von Alter und Standort der Unterlagen.

Sind Aufgabenbereiche und Geschäftstypen definiert, werden die bei der Erledigung entstehenden Unterlagen mit rechtlichen beziehungsweise administrativen Aufbewahrungsfristen versehen. Dabei sind gesetzliche Bestimmungen der jeweiligen Dienststelle zu beachten. Für gewisse Unterlagen schreiben Bundes- oder kantonales Gesetz die dauernde Aufbewahrung oder auch die Vernichtung vor, sobald der Erstzweck erfüllt ist. Unabhängig davon sind alle Unterlagen dem Staatsarchiv anzubieten. Das Eintragen von Fristen setzt daher die Kenntnis sowohl der allgemeinen wie auch der speziellen Bestimmungen voraus.

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt in der Regel als ausreichend. Das hält die Registratur - und Archivierungsverordnung in §21 fest. Die Frist leitet sich auch vom Obligationenrecht (OR) Artikel 962 ab (Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren). Der zuständige Rechtsdienst kann Fragen der gesetzlichen und administrativen Aufbewahrungsfristen in Spezialgesetzen abklären. Bis zum Ablauf der Fristen gelten die Unterlagen von der produzierenden Stelle als noch benötigt. Entsprechend müssen sie geordnet und sicher aufbewahrt und zugänglich gehalten werden. Dank Aufbewahrungsfristen lassen sich Unterlagen zeit- und raumsparend bewirtschaften.

Das Ziel der archivischen Bewertung ist die Dokumentation des staatlichen Handelns zuhänden der Öffentlichkeit. Bewertet wird anhand funktionaler und inhaltlicher Kriterien. Massgebliche Kriterien bei der Festlegung des dauerhaften Archivwerts sind: Funktionale und inhaltliche Relevanz, Originalcharakter, Federführung, Vollständigkeit, Ordnungszustand, Benutzbarkeit. Systematische und transparente Überlieferungsbildung ist nur auf der Grundlage geordneter Akten- und Geschäftsführung möglich.

In Absprache mit dem öffentlichen Organ nimmt das Staatsarchiv die Bewertung nach archivischen Kriterien schon während des Gebrauchs der Unterlagen vor (prospektive Bewertung) und versieht die einzelnen Aufgabenbereiche / Rubriken / Serien des Registraturplans mit entsprechenden Archivierungs- und Kassationsvermerken (Kassation = Vernichtung). Dies erlaubt die gezielte und kostenbewusste Bewirtschaftung der Unterlagen. Im Ordnungssystem werden sie entweder vollständig, in Auswahl oder gar nicht zur dauerhaften Archivierung vorgemerkt. Nicht archivwürdige Unterlagen können so nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist laufend ausgesondert und vernichtet werden.

Rückwirkende Bewertung (retrospektive Bewertung) wird dann angewendet, wenn die Unterlagen erst nach Abschluss der aktiven Phase (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) anlässlich der Anbietung ans Archiv von diesem bewertet werden. Vereinbaren Sie mit dem Staatsarchiv möglichst frühzeitig einen Besprechungstermin an Ort und Stelle.

In jedem Fall benötigt das Staatsarchiv ein schriftliches Angebot.

Zur Erstellung eines Registraturplans sind folgende Punkte zu beachten:

Geschäftsbereiche gemäss Organigramm hierarchisch auflisten.
Pro Geschäftsbereich, in Absprache mit allen Fachbereichen, Geschäfte und Unterlagentypen prozessgerecht definieren und eintragen. Titel möglichst aussagekräftig wählen und Wiederholungen vermeiden.
Konsultation der Abteilungen: Ergänzungen, Korrekturen.
Aufbewahrungsfristen gemäss rechtlichen und administrativen Vorgaben festlegen und eintragen.
Numerische Registraturplanpositionen bilden:

1 Departementsleitung
1-1 Allgemeines
1-2 Jahresbericht, Verwaltungsbericht
1-2-1 Allgemeines
1-2-2 Jahresbericht

Ergänzende Informationen eintragen (Standorte, Systeme, Zugriff).
Verzeichnis dem Staatsarchiv zur archivischen Bewertung übergeben. Archivwert in den Registraturplan eintragen (vollständige Archivierung, Archivierung in Auswahl, Vernichtung).
Verabschiedung und Inkraftsetzung durch Geschäftsleitung.
Umsetzung und interne Kommunikation der Zuständigkeiten und Ablageregeln.
Laufende Bewirtschaftung der Unterlagen gemäss Registraturplan und Ablageregeln. Das heisst: Dossiers registrieren, Dossiers, deren Fristen abgelaufen sind, dem Staatsarchiv übergeben oder - falls nicht archivwürdig - vernichten etc. Grundsätzlich gilt: Dossiers, das heisst Zugänge von Unterlagen, dürfen nur auf der untersten Position des Registraturplans eingetragen werden.
Den Registraturplan nicht unautorisiert erweitern. Registraturplanpositionen dürfen nur einmal vergeben werden. Werden sie hinfällig, sind sie mit einem Vermerk (geschlossen) zu versehen.